كيفية تتبع النشاط وتغييرات البيانات

يعد ضمان سلامة البيانات والمساءلة أمرًا أساسيًا في PropertyCareApp. يوفر النظام نهجًا مزدوجًا لتتبع التعديلات: ملاحظات تعاون يدوية وسجل تدقيق تلقائي لا يمكن تغييره.

الخطوة 1: استخدام الملاحظات اليدوية للتعاون

في كل صفحة تعديل (جهات الاتصال، الوحدات، المستخدمون)، ستجد وحدة الملاحظات/التعليقات. يتيح ذلك لفريقك:

• إضافة سياق: اشرح لماذا تم إجراء تغيير (مثل: "تم تحديث العنوان بناءً على طلب العميل").

• الإشارة إلى الزملاء: استخدم رمز @ لذكر زميل. سيتلقون إشعارًا فوريًا، مما يضمن عدم تفويت أي شيء.

الخطوة 2: الوصول إلى سجل التدقيق التلقائي

بينما تكون الملاحظات يدوية، يقوم PropertyCareApp تلقائيًا بتسجيل كل تعديل في حقول البيانات في علامة آخر التغييرات. يحدد كل إدخال سجل:

• من: المستخدم الذي أجرى التغيير ودوره في النظام.

• متى: الطابع الزمني الدقيق للتحديث.

• ماذا: الحقل المحدد الذي تم تعديله، مع عرض القيم قبل وبعد.

الخطوة 3: إدارة السجلات الحساسة

بالنسبة للبيانات الحساسة مثل جهات الاتصال، المستخدمين، ووحدات المباني، يتوفر قائمة سجلات مخصصة في الشريط الجانبي. تتيح هذه الرؤية المركزية للمسؤولين:

1. التنقل إلى قائمة السجل المحددة (مثل: سجل جهات الاتصال).

2. مراقبة جميع التعديلات عبر هذه الوحدات الحرجة في قائمة واحدة.

الخطوة 4: التصفية للتدقيق الدقيق

للعثور على معلومات محددة بسرعة، استخدم الفلاتر المدمجة:

• التصفية حسب المستخدم: تتبع نشاط موظف معين لمراجعات الأداء أو حل المشكلات.

• التصفية حسب التاريخ: تضييق السجلات إلى نطاق زمني محدد لتدقيق التغييرات خلال مرحلة مشروع أو دورة فواتير.